Tapp Group
Кейс по внедрению Битрикс24
в производственной компании

TAPP Group предоставляет комплекс услуг для горно-обогатительных предприятий, начиная от проектирования предприятий и заканчивая полной комплектацией объекта под ключ с дальнейшим обслуживанием оборудования. Основными клиентами являются крупнейшие горнодобывающие холдинги России, такие как ОАО «Стойленский ГОК», АО «Лебединский ГОК», ММК Уголь, ТопПром, АО Олкон, СУЭК, Северсталь, АЛРОСА.

Компания обратилась к нам, когда уже был приобретен Битрикс24 в коробочной версии «Корпоративный портал», система установлена на сервер, сотрудники внесены и далее нашей задачей стала настройка функционала. До этого никаких систем автоматизации не использовалось.

Необходимость внедрения:

• Организация базы клиентов.
• Систематизация и оптимизация бизнес-процессов продажи, производства и обслуживания.
• Создание приложения — каталога оборудования с особым функционалом и разграничением доступа.
• Автоматизация рутинных процессов (согласования отпусков, командировок и т.д.).
• Контроль задач и проектов.
• Регулярной отчетности сотрудников о проделанной работе.
• Организация файлового хранилища.

База клиентов:

На первом этапе была настроена база контактов и компаний — клиентов. Особенность заключалась в том, что большая часть компаний — клиентов имели сложную структуру, входили в холдинги и нужно было реализовать легкий и понятный поиск и логику внесения дочерних компаний и холдингов, в которые они входят.

Сделки:

Важным этапом внедрения Битрикс24 стала детальная настройка воронки сделок.
Доступы к воронке строго регламентированы и сотрудники в зависимости от уровня доступа видят необходимую информацию.

Компания TAPP Group, работает с крупными клиентами и сложным оборудованием, важна каждая сделка, а следовательно, нужно оперативно работать в CRM, ничего не забывать и быть пунктуальным.

В сделках ведется весь процесс работы с клиентом от первого контакта до полного расчета по договорам и подписания закрывающих документов. Здесь идет процесс по подготовке предложения, его согласования, проведения тендера, производства оборудования, контроля выпущенной продукции, направление заказчику, ввод в эксплуатацию оборудования, подписание закрывающих документов. Это лишь основные блоки процессов, которые проходят в компании. Мы детально изучили все процессы и настроили Битрикс24 для эффективной работы со сделками, на всех этапах воронки.

На разных этапах сделка пополняется нужной информацией и система проверяет полноту внесенных данных, также менеджеры постоянно получают напоминания о ключевых событиях и инструкции с набором дальнейших действий. При переходе сделок в разные этапы к этим сделкам добавляются в наблюдатели, необходимые на данном этапе специалисты. Практически на каждом этапе настроена цепочка роботов, для напоминаний, создания задач и дел, помогая сотрудникам не забыть. Также создано много бизнес-процессов запускающихся как автоматически, так и запускаемые вручную, они облегчают работу менеджеров.

В итоге нам удалось настроить Битрикс24 таким образом, что большой путь сделки от первого касания до оплаты проходит контролируемо и понятно. Без функционала роботов и бизнес-процессов такую автоматизацию настроить не получится, а с Битрикс24 это вполне реализуемо, так же в данном случае на пользу проекту пошло то, что клиент использовал коробочную версию Битрикс24, где можно в дизайнере бизнес-процессов использовать произвольный php код на выполнение, нам он помог неоднократно.

Отчеты:

Созданы отчеты для мониторинга важных показателей по сделкам и эффективности сотрудников

Телефония:

Необходимо было вести запись разговоров менеджеров и отображать в карточке CRM. Для реализации этого выбрали приложение Мои звонки, которое устанавливается на мобильный телефон, а это удобно, так как менеджеры часто в командировках.

Создан каталог оборудования, в котором указаны цены в различной валюте, при этом цены изменяются в зависимости от курса валют, реализованы уровни доступа для сотрудников, разные группы сотрудников видят свои группы полй свойств каталога. Сотрудники — администраторы каталога могут его редактировать, устанавливать определенные зависимости цены от свойств. Каталог выполнен в виде локально приложения, которое встраивается в карточку сделки и из карточки сделки можно добавлять в нее товары, а при открытии из меню — редактировать свойства товаров, добавлять дочерние, и т.д.

Сотрудники компании часто ездят в командировки и постоянно заявление на командировку проходит согласование по одним и тем же этапам, соответственно этот процесс можно автоматизировать. Мы создали бизнес-процесс Командировка, где сотрудник запускает его указав место назначения, цель визита, необходимые расходы и т.д. и документ проходит все стадии согласования, в результате сотрудник получает решение в Битрикс24, там же генерируются все документы. После командировки процесс просит сотрудника отчитаться и контролирует эту задачу, если сотрудник забыл, отправляет уведомление руководителю.

По принципу командировок были созданы процессы на отпуск и на отгул сотрудников, так же бизнес-процесс расценки.

При использовании бизнес-процессов, где сотрудник будет отсутствовать в компании, Битрикс24 заносит этого сотрудника в график отсутствий на указанный период времени, все видят что этот сотрудник отсутствует, ему нельзя поставить задание, добавить его в календарь, пригласить на планерку — система учитывает отсутствие.

Также были настроены рабочие отчеты сотрудников с оценкой руководителя, отчет предлагается отправить с установленной периодичностью.

Фиксация рабочего времени в соответствии с рабочим графиком.

Проведен практикум по работе с задачами и проектами, диском, чатом, живой лентой и другим полезным функционалом.