Dance Life
Сеть школ танцев

ИНФОРМАЦИЯ О «DANCE LIFE»

Сеть школ танцев в Белгороде и Курске. В городах работает центральная школа с несколькими залами, где обучение проводится по 20 направлениям, также открыты филиалы в разных районах города для профессиональной подготовки детей.

СИТУАЦИЯ ДО ВНЕДРЕНИЯ

В школе была внедрена адаптированная система для данной сферы, достаточно широкий и серьезный функционал: структурные единицы, расписание занятий, предварительная запись, продажа и возврат абонементов, отметка посещений и списание занятий, учет товаров, работа с преподавателями, статистика оплат, клубные карты, касса, сегментация клиентов, оформление договоров, маркетинговые инструменты и многое другое.

Руководитель школы заказал у нас презентацию Битрикс24, чтобы оценить насколько работающая в школе система соответствует лидирующим CRM на рынке. Мы продемонстрировали возможности Б24, показали примеры автоматизации и реализованных проектов, и система заинтересовала нашего будущего заказчика. В Битрикс24 были отмечены контакт- центр, продажи в чатах, CRM маркетинг, интеграция с сайтом и другими системами, широкий функционал отчетов и автоматизации, огромные возможность кастомизации, так же понравилась наглядная реализация канбана и карточек CRM, многих фишек в используемой школой системе не было. Но заказать внедрение руководитель был готов только в том случае, если мы сможем перенести текущий функционал используемой системы в Битрикс24 без изменения бизнес-процессов школы.

После анализа бизнес-процессов, реализованных в системе школы, мы поняли, что всё можно повторить без серьезных доработок, кроме системы записи на пробное занятие, которую предложили реализовать в виде приложения для Битрикс24.

Наши предложения были приняты, внедрение одобрено.

ПОДРОБНОСТИ ВНЕДРЕНИЯ

В начале провели стандартные настройки по созданию портала, добавлению сотрудников, созданию структуры компании, внесению реквизитов, настройке справочников CRM, созданию необходимых полей, переносу базы контактов и сделок, настройка воронок и стадий, в общем, внесены настройки, без которых работать нельзя.

Все контакты с клиентами должны проходить только в CRM, поэтому подключили телефонию с записью разговоров, интегрировали формы сайта с CRM, передаются все поля, в том числе трекаются данные сквозной аналитики, подключили почту, на сайте разместили виджет с онлайн чатом, возможностью написать через социальные сети, интегрировали сообщения сообществ с CRM.

В воронке, где ведутся первичные клиенты, менеджеры записывают их на пробное занятие и после посещения — задача продать абонемент. Для записи на пробное занятие разработали локальное приложение, оно встраивается в карточку сделки и открывается во вкладке, менеджер видит расписание, есть фильтр по залам и преподавателям, при этом менеджеры из каждого города видят расписание для своего города. При клике на элемент расписания происходит запись клиента из сделки на выбранное занятие, сделка переходит в стадию Записан, в момент окончания пробного занятия она переходит в стадию Урок завершен и менеджеру ставится задача продать абонемент, либо отправить сделку в не успешные, предварительно заполнив причину отказа. По причинам отказа так же ведется работа.

Воронка для ведения продаж абонементов и списания посещений так же автоматизирована с помощью функционала роботов и бизнес-процессов и с применением локальных приложений. Все сделано для удобства работы менеджеров, создания низкого порога понимания работы для новых сотрудников и исключения ошибок.

Сделка с проданным абонементом находится в стадии Продан, при активации абонемента он переходит в стадию Активирован и находится в ней до срока окончания либо пока не будут списаны все включенные посещения. Активация и списание абонементов доступна как из карточки сделки, так и из созданного приложения.

Работает приложение таким образом, клиентам выдается карта со штрих-кодом, при посещении карта считывается сканером штрих-кодов и менеджер видит все купленные абонементы, из них какие активированы, какие не активированы, сколько осталось занятий по абонементу, когда закончится срок действия, долг по оплате и т.д. Менеджер кликает на кнопку и списывает занятие. Аналогичный функционал доступен и из карточки сделки.

Так же из карточки сделки доступны модификаторы, которые могут быть применены — продления, заморозки и т.д. Для простоты работы сложные процессы, в которых менеджер может запутаться мы оформили в виде небольших приложений, при запуске которых отрабатывается логика этого процесса, а менеджеру остается только принять оплату, если нужно. Также при создании сделки покупки абонемента менеджер должен указать вид услуги, а этих видов более 100, чтобы быстро выбрать нужный в сделке добавили кастомное поле с подгрузкой подходящих значений по мере ввода названия, почему-то в Б24 такого поля нет, но мы его можем добавить с помощью встройки в поля сделок.

По всем посещениям и пробным занятиям собирается статистика, на основании которой строятся отчеты по нужным показателям. Так же ведется автоматическая обработка клиентской базы по повторным продажам и мониторингу популярности направлений занятий.

На данном портале выполнено много настроек, самые интересные мы описали выше.

Итоги внедрения

По итогам внедрения можем сказать, что мы выполнили все задачи клиента. С помощью Битрикс24 автоматизировали работу школы танцев, выполнив поставленные задачи, которые являются специфичными для данного бизнеса и нигде такого функционала из коробки нет.

При внедрении важно оценивать что можно автоматизировать с помощью Битрикс24, а каких, нужных для вашего бизнеса функций нет в его арсенале. В данном проекте 80% задач выполнено без сторонних приложений и доработок, только использовав возможности Б24, которые доступны на верхних тарифах и в коробочной версии. Остальные 20%, это создание удобного функционала онлайн-записи, которую получилось создать в требуемом виде только реализовав локальное приложение, так же использовали встройки в поля сделки для создания удобных форматов полей.

В целом внедрение вышло достаточно объемным, но результат того стоил. После запуска портала вопросов и затруднений в работе у менеджеров практически не возникло. Появились только новые идеи как улучшить работу и совершенствовать процессы по оказанию услуг, а мы обязательно реализуем все задачи.

Кейс по внедрению Битрикс24

Производитель оборудования для горно-обогатительного сектора

Кейс по внедрению Битрикс24

Производитель изделий из ПВХ

Кейс по внедрению Битрикс24

Производитель ювелирных украшений

Оставьте нам сообщение
с некоторыми подробностями проекта

Отправляя форму вы соглашаетесь на обработку введенных данных

Давайте обсудим ваш проект

Отправляя форму вы соглашаетесь на обработку введенных данных